ITCフォーラム

コンピュータの活用を学ぶために適切な資格試験

[抄録]
　従業員にITに関する資格を取得させることは、企業にとっても、ITを武器に業務改善のリーダー的な役割を果たす人材を確保できるという意味で、大きなメリットをもたらすものになる。また、そのための組織風土や環境作りと継続学習させる仕組みが重要となる。

■　資格取得の奨励は社員教育の点からも重要

　コンピュータの活用というテーマは、企業規模の大小を問わず、経営者のみなさんの大きな悩みのひとつだと思います。パソコンであれ、オフコンであれ、導入するには相当の投資が必要であり、もし活用できなければ会社にとっても大変な損失となります。

　そのため、ITの専任部署をお持ちであればともかく、一般社員の方にコンピュータの活用を任せなければならないとなると、どういった勉強をさせればビジネスに役立つコンピュータの活用ができるか、ということが人材育成という点を含めて経営者の判断が問われる場面だと思います。そして、そのひとつとして勉強の成果が形となって現れる資格試験へのチャレンジという方法も、社員の勉強への意欲を維持向上させる目標として適切な方法ではないでしょうか。

■　試験合格が最終ゴールではない

　　ただ、ご存じのとおりIT関連の資格は、弁護士や会計士のように、その資格がなければ業務ができないわけではありません。自分自身のその分野での知識レベルや習熟度合いを客観的に評価したり確認したりするためのものが大半です。したがって、資格が最終ゴールではなく資格に向かって勉強を続ける過程で学んだコンピュータやIT技術についての知識や技能を実際のビジネスや日常の業務改善に応用して成果を上げることが目標だということを指導していくことも大切です。

　また、資格取得への勉強は机上のものが中心になりますので、資格取得をしてからではなく、早い時期からコンピュータに触れる機会を多くするような配置転換など仕事上の環境にも配慮してあげる必要があります。さらに、資格取得者に報償を与える社内制度を整備するなど処遇面での支援も資格取得への意欲を高める手段としては効果が大きいものです。

■　「初級シスアド」は業務改革の推進役に

　では、具体的にどういった資格が有効かといいますと、パソコンの技能資格としては、マイクロソフト社のオフィスソフトの技能試験であるオフィススペシャリストやＰ検と呼ばれるパソコン検定試験があります。また、ＮＴＴコミュニケーションズ社が実施しているドットコムマスター（インターネット検定）は、パソコンだけでなくインターネットに関する知識なども含めた試験となっています。

　今回の資格取得をすすめる目的としては、あまり専門的な知識や技能を要求する資格ではなく、社内においてＩＴ技術を活用し、また、他の社員へのIT教育や啓蒙をおこなって、業務改革をすすめていくという総合的な企業内ＩＴ推進者の育成であると思います。そうした役割を果たす知識や考え方を習得できるという点で、情報処理技術者の「システムアドミニストレータ（シスアド）」資格が国家資格でもあり、もっとも適切な資格ではないかと思います。「上級」と「初級」があり、後者であればコンピュータについての基礎知識と業務改善への適用方法を中心に雑誌や参考図書を中心に半年程度の勉強で充分取得できる資格です。企業にとっても、ITを武器に業務改善のリーダー的な役割を果たす人材を確保できるという意味で、「初級シスアド」資格を取得させることは大きなメリットをもたらすものになるでしょう。

（株）リックテレコム社刊「COMPASS（コンパス）2005年秋号」掲載

ビジネスでメールを利用する際のマナー

[抄録]
　メールは素早く確実に相手に要件を伝えることができる一方で、相手の顔が見えないというデメリットをカバーするために状況を考えながら使い分けることが必要となる。また、同じ内容を相手だけでなく複数人の関係者に一斉送信できるＣＣ機能は、ビジネスのスピードをあげる上で大変役に立つだろう。

　メールは忙しいビジネス社会において相手の仕事の手を止めずに連絡をすることができ、相手の状況に配慮した通信手段です。耳で聞く電話と違って用件が確実に伝わりますし、何度でも読み返すことも可能です。
　こうした点で便利なメールですが、一方では直接会って反応を見ながらの会話や質問に即答できないといったデメリットもあります。また、商談を左右するような局面やミスをしたお詫びなどについては、一般的には直接足を運ぶほうが好印象を与え評価も高くなると言われますので、何でもメールで片づけてしまうという姿勢は避けた方がいいでしょう。

■　ビジネスメールの独自マナー

　ビジネスメールといっても特別なものではありませんが、仲の良い友人との気軽なメールとは違い、独自のルールやマナーがあります。
　まず、ビジネスメールの場合、タイトルは内容を要領よく表現したものである必要があります。「ご連絡」とか「ご訪問の件」などのように抽象的では数多く届くメールの中で埋もれてしまいますし、中身を見るまで内容が想像できないなど、忙しい相手には敬遠されてしまう場合もあります。「明日の面談30分繰り下げのお願い」「昨日のセミナー資料添付します」といった具体的で端的な書き方をマスターしましょう。
　もちろん、「(^^;) 」といった顔文字や「（汗）」などのムード表現は厳禁ですし、文章は敬語、謙譲語を使い分けてあいまいな表現や言葉使いは避けましょう。語尾も「です。」「ます。」に統一するといいでしょう。
　添付ファイルも要注意です。ブロードバンド時代ですから多少大きな容量のファイルもそれほど時間がかからず届けることはできますが、それでもネットワークに負担がかかりますので圧縮ツールで容量を減らして添付するなどの配慮が必要です。もちろん添付する前にウイルスチェックを行うことは最低限のルールです。ウイルス感染したファイルを送付することは、社会的な制裁すら覚悟しなくてはならないほど重大なミスなのです。

■　ＣＣの便利な活用法

　メール独特の機能を上手に活用する例としてＣＣ（カーボンコピー）の活用があります。メールの宛先の次にはＣＣという別の宛先欄が表示されているはずです。これは同じメールをこの宛先にも送るという機能です。同報するだけなら宛先欄に並べて書けばいいのですが、あえてコピーとして送るのは、宛先はメールを送る目的の相手、ＣＣには社内の関係者や自分の上司を入れて、客先とこういう商談をしていますよという報告やアピールを兼ねるとともに、客先に対しては、「このメールは私だけでなく、上司も了解している内容なのですよ」という安心感を与える役目も果たしてくれます。
　このように、ルールとマナーを理解してメールを活用していけば、低コストでスピーディな通信・広報手段として皆さんのビジネスをプラス方向に導いてくれることでしょう。

（株）リックテレコム社刊「COMPASS（コンパス）2005年夏号」掲載