ITCフォーラム

ルールと統制が不可欠なＥＵＣ

生協の情報システムが抱える今日的課題　第９回

　 　西暦二〇〇七年問題が間近に迫っていることで、産業界は大いなる危機感を募らせている。いうまでもなく団塊の世代の一斉退職に伴い経験的資源が継承されないことでさまざまなノウハウが失われ、企業活動に支障を来すという問題だ。だが、西暦二〇〇七年問題は経験豊富な人材の退職という、ある種関係性や原因と結果が見えやすい問題だ。しかし、エンドユーザーコンピューティング（ＥＵＣ）によって自動化され、それを構築した担当者が異動や退職によっていなくなっても、ブラックボックス化したまま部署内の業務の中枢で使われ続けているシステムほど、危険なものはないといっていいだろう。

　パソコンやオフィスなどのＯＡツールが進化し、より高度な処理システムがある程度の知識で構築できるようになったときに、「これまで長い時間や高い外注費用をかけてシステムの専門家に依頼してきたことはなんだったのか」という感慨を持ったＥＵＣ担当者は多かったに違いない。また、基幹システムはともかく、いろいろなツールを学ぶことで、部署内の業務をさまざまに改善できるという達成感は、担当者たちをますますＥＵＣ推進に駆り立てていったわけだ。そうして、いつしか部門業務は誰もわからないほど自動化され効率化され、ＥＵＣ担当者がただひとり、その仕組みを守り続けるという状況に陥ってしまう。

　もちろん、効率化され、自動化されたことは企業にとっても決して悪いことではないし、一定の成果として評価されている間は部門長も機嫌良くＥＵＣ担当者の独走を見て見ぬふりをしていた。ただし、その仕組みが安定して稼働している限りはだ。

　情報システム部門も無責任であるわけではない。自分たちに降りかかってくるシステム化要求の一端を肩代わりしてくれるわけだし。ユーザー調整というシステム屋たちにとって一番苦手な部分が必要なくなるのだから、むしろ後押しをしていた時期もあったはずだ。

　しかしながら、いつまでも安定して動き続けるシステムというものは存在しない。どのような仕組みであれトラブルは発生するし仕様変更は必要になってくる。しかし、何とかの法則ではないが、そういうときには構築した担当者はすでにいなくなっているものなのだ。勢い、肩代わりのつけが一気にシステム部門に降りかかってくる。システム部門なのだからなんとかできるだろう。普通の管理者であればそう考えるのは間違いない。けれども、ＥＵＣで構築されたシステムというのは往々にして設計書も仕様書もない。あるのは担当者の頭の中だけというケースがほとんどだ。設計図もなしで他人の作ったシステムを修正したり改造したりするというのは、つい先頃話題になった、耐震偽装されたマンションを構造計算書もなしに耐震強度を再計算するよりもはるかに難しい作業だ。だからこそ、システム部門や外注ベンダーは時間や費用はかかるものの、確実に設計書を作成した上でシステムを構築し、かりに構築した担当者がいなくなっても、後任の担当者が同等の知識を持ってトラブルや仕様変更に対応できるように、人的体制と整備されたドキュメント類を維持していくことになっている。このことは、企業が存続していくために必要な基本的な考え方として、今後数年のうちに我が国においても法的整備が進むといわれている日本版ＳＯＸ法やＩＳＯの品質管理などによる企業内マネジメントの一環として、情報システムに限らず、あらゆる業務の標準化、ドキュメント化が要求されてくることにもつながってくる。

　ＥＵＣが企業内の部署レベルでの業務改革に果たした功績は決して否定されるものではないが、業務システムの中に地雷か時限爆弾を抱え込むようなＥＵＣにしては意味がない。本来は企業内統制が充分で、ルールとコントロールの下で活用されればＥＵＣは大きな力となるだろう。

　もっとも、部門の責任者のみなさんには、いざとなればＥＵＣで構築された仕組みを使わなくても、緊急避難的に業務を遂行できる「避難経路」を常に確保しておく慎重さを期待したいものだ。

（コープソリューション　2006年10月号掲載）

エンドユーザーコンピューティングの光と影

生協の情報システムが抱える今日的課題　第８回

　パソコンの普及は、情報システムの姿を大きく変化させる契機ともなったわけだが、その一つの推進力となったのがＥＵＣ（エンドユーザーコンピューティング）の潮流だろう。かつて、ＯＡと呼ばれたひとつのブームがあった。それまで、コンピュータはガラス張りの専用室に安置されて一部の専門家だけが触れることのできる「神聖」な装置だった。一般の人たちは、紙テープやパンチカードといった入力媒体でデータを提供し、大量のアウトプット帳票で結果を享受するというスタイルが通常であった。ところが、入出力端末が登場し、事務所内に設置できるオフコン（オフィスコンピュータ）が登場しはじめると、次第にコンピュータは身近な存在となり、大型コンピュータへの情報の出入り口に過ぎなかった専用端末に処理能力が付加され、現在のエクセルの簡易版ともいえる表計算ソフトや、アクセスの簡易版のようなデータ処理ツールが搭載されることによって、一気にＯＡブームが到来したのだった。

　すでに、７０年代にはマイクロコンピュータ、いわゆるマイコンが登場し、表計算ソフトの元祖といわれるビジカルクなども存在はしていたが、どちらかといえば研究用かホビーの世界であり、業務用としては大型機の端末機から派生したオフコンとそこに搭載されていたＯＡソフトが重用されたようだ。生協関係では、日本電気のＬＡＮシリーズというＯＡソフトが数多く導入されたようで、現在でも使われているところもあるという話も聞いている。

　ＯＡブームがもたらしたものは、これまで専門家が管理していたコンピュータを、専門家でない人たちがある程度の学習で使うことができるということだろう。そのことじたい業務システムや既存の情報システムを根底から覆すほどの実効性はなかったが、手書き、電卓計算があたりまえの業務だったホワイトカラー層に、もはやコンピュータが自分たちの手の中にあるという事実と、それによって実現できる業務改善の可能性は、大きな意識改革をもたらしたという点においてはきわめて重要な転換点だったのではないか。

　しかも、このＯＡの流れは、それまでコンピュータのすべてを掌握してきた情報システム部門にとっても、大きな福音をもたらすものでもあった。この流れは、本来、パソコンの浸透とネットワークの広がりを待って起きるべきものだったはずだが、業務レベルの要請は、そういったコンピュータ技術の進歩をしのぐ勢いで高まっていったからだ。これまで、コンピュータに対するインプットから最終的なアウトプットまで、すべての形式や業務の流れ、帳票のデザインといった部分まで情報システム部門が統括し設計しプログラミングして提供するというのが当然の職務だった。しかしながら、ＯＡやＥＵＣへの流れは、インプットはデータで渡す一方、アウトプットもデータで提供してもらってエンドユーザーがＯＡツールで自由に加工して最終形態を作り出すという方向に動き始めたのだ。

　これによって、情報システム部門はインプットアウトプット設計と呼ばれるシステム構築でもっとも重要でかつ複雑な対エンドユーザー部門との調整作業から大きく手を引くことができるようになった。エンドユーザーにしても、ちょっとした表示変更でもいちいちシステム担当者のご機嫌をうかがいながら依頼し、コストを負担し、充分に待たされるというストレスから解放されたわけで、ＥＵＣはまさに輝ける一大構造改革のように思われた。

　けれども、すべての物事には光と影があるように、このＥＵＣにも大きな落とし穴があることがようやく知られるところとなった。いや、実際には業務の中に埋没してしまって、このきわめて危険な状況は多くの管理者層からは見えなくなってしまっているのかもしれない。情報システム部門でも危機感を持って対策を考えているところもあるようだが、ＥＵＣの歴史や取り組みの長い組織ほど、もはや手のつけられない状況に陥ってしまっている。（以下次号）

（コープソリューション　2006年９月号掲載）